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Was Anbieter am Markt aufrufen, warum dieselbe Aufgabe das Zwanzigfache kosten kann und wie Sie den Aufwand einschätzen, bevor Sie ein Angebot einholen.
Antwort zuerst
Fünf Sätze, die Sie aus diesem Beitrag mitnehmen sollten, auch wenn Sie den Rest überspringen.
Die am Markt genannten Preise für eine einzelne Automatisierung beginnen bei rund 300 Euro für die Einrichtung und reichen bei mehrstufigen Auftragsprozessen bis 6.000 Euro und darüber.
Diese Zahlen sind Listenpreise eines einzelnen Anbieters, veröffentlicht am 28.06.2026. Eine unabhängige Preiserhebung für Automatisierungsprojekte im deutschen Mittelstand haben wir bei unserer Recherche am 10.09.2026 nicht gefunden.
Den Preis treibt nicht die Anzahl der Schritte, sondern die Anzahl der Ausnahmen.
Ein Ablauf mit acht immer gleichen Schritten ist günstiger als einer mit drei Schritten, bei denen jedes Mal etwas anders sein kann. Jede Ausnahme muss erkannt, entschieden und getestet werden.
Zu jeder Einrichtung kommen laufende Kosten, die in Angeboten regelmäßig fehlen.
Der genannte Anbieter beginnt beim laufenden Betrieb bei 49 Euro im Monat. Dazu kommen die Lizenzen der beteiligten Systeme: Ein CRM-Arbeitsplatz kostet je nach Anbieter und Stufe zwischen 20 und 195 Euro je Nutzer und Monat.
Effizienzsteigerung interner Prozesse ist inzwischen das meistgenannte Motiv für den Einsatz von KI im deutschen Mittelstand.
54,4 Prozent nannten es 2026, nach 22,2 Prozent im Jahr 2024. Grundgesamtheit: rund 700 befragte mittelständische Unternehmen in Deutschland, Erhebung im November 2025, veröffentlicht von Salesforce und dem Deutschen Mittelstands-Bund am 12.03.2026.
Für Automatisierung haben wir keine veröffentlichte Preisliste, deshalb steht hier auch keine eigene Zahl.
Ein Angebot entsteht bei uns aus dem tatsächlich aufgenommenen Ist-Ablauf und nicht aus einer Paketliste. Wie das abläuft und was wir dafür brauchen, steht weiter unten auf dieser Seite.
Der Mechanismus
Wer nach dem Preis für eine Automatisierung fragt, bekommt selten eine Zahl, sondern eine Gegenfrage. Das ist keine Verkaufstaktik. Es liegt daran, dass drei Größen den Aufwand bestimmen und keine davon in der Anfrage steht.
Eingangskanäle
Ein Kontaktformular liefert saubere Felder. Eine E-Mail liefert Fließtext. Ein Anruf liefert gar nichts, bis ihn jemand notiert. Ein PDF-Anhang liefert etwas, das erst ausgelesen werden muss. Jeder zusätzliche Kanal ist ein eigenes Bauteil mit eigener Fehlerbehandlung und nicht einfach ein weiteres Häkchen in einer Liste.
Prüfschritte
Weiterleiten ist günstig, entscheiden ist teuer. Sobald der Ablauf prüfen soll, ob eine Anfrage vollständig ist, in welches Gebiet sie gehört, ob der Kunde bereits angelegt ist oder ob ein Sonderfall vorliegt, wächst der Aufwand nicht mit der Zahl der Schritte, sondern mit der Zahl der Ausnahmen je Schritt. Ausnahmen muss jemand erkennen, entscheiden und testen.
Zielsysteme
Eine Zeile in einer Tabelle ist schnell gebaut. Ein Datensatz im CRM, der zum bestehenden Kunden passt, ein Angebot in der Warenwirtschaft und ein Termin im Kalender des richtigen Monteurs sind drei getrennte Schnittstellen mit drei getrennten Fehlerquellen. Dazu kommt die Frage, was passieren soll, wenn eines dieser Systeme gerade nicht antwortet.
54,4 Prozent der befragten Mittelständler nennen die Effizienzsteigerung interner Prozesse als Hauptmotiv für den Einsatz von KI. 2024 waren es 22,2 Prozent. Der Anlass, Abläufe zu automatisieren, kommt also inzwischen aus dem Betrieb und nicht mehr aus der Technik.
Quelle: KI-Index Mittelstand 2026 von Salesforce und dem Deutschen Mittelstands-Bund. Grundgesamtheit rund 700 befragte mittelständische Unternehmen in Deutschland, Erhebung im November 2025, Pressemitteilung vom 12.03.2026, abgerufen am 10.09.2026.
Was daraus folgt: Eine belastbare Preisangabe ohne Kenntnis dieser drei Größen gibt es nicht. Wer sie trotzdem nennt, kalkuliert entweder großzügig nach oben oder rechnet damit, später nachzufordern.
Marktbeobachtung
Das sind Anbieterpreise, keine Erhebung
Die folgenden Zahlen sind die veröffentlichten Listenpreise eines einzelnen Anbieters für Prozessautomatisierung. Sie sind kein Durchschnitt, kein Branchenrichtwert und keine Markterhebung. Eine unabhängige, repräsentative Preiserhebung für Automatisierungsprojekte im deutschen Mittelstand haben wir bei unserer Recherche am 10.09.2026 nicht gefunden. Wir stellen die Zahlen trotzdem hin, weil sie eine Größenordnung zeigen, und schreiben genau dazu, woher sie kommen.
| Laufender Betrieb je Arbeitsablauf | ab 49 Euro im Monat |
|---|---|
| Einrichtung eines Arbeitsablaufs, einmalig | ab 300 Euro |
| Prozess-Audit vorab, einmalig | 490 Euro |
Quelle: Preis- und Leistungsübersicht zur Prozessautomatisierung der Smartbetrieb GmbH, veröffentlicht am 28.06.2026, abgerufen am 10.09.2026. Eigenpreise dieses Anbieters, netto.
| Rechnungseingang automatisch erfassen | 300 bis 800 Euro |
|---|---|
| Kette aus CRM-Eintrag und Angebotserstellung | 800 bis 2.500 Euro |
| Mehrstufiger Auftragsprozess | 2.500 bis 6.000 Euro und mehr |
Quelle: dieselbe Anbieterübersicht vom 28.06.2026. Der Anbieter bezeichnet diese Werte selbst als Beispielszenarien, die je nach Komplexität abweichen.
Diese Kosten fallen unabhängig davon an, wer die Automatisierung baut. Sie gehören in jede Rechnung und fehlen in Angeboten am häufigsten.
| HubSpot Sales Hub, Starter | 20 Euro je Lizenz und Monat |
|---|---|
| Salesforce Sales Cloud, Starter Suite | 25 Euro je Nutzer und Monat |
| HubSpot Sales Hub, Professional | 100 Euro je Lizenz und Monat |
| Salesforce Sales Cloud, Pro Suite | 100 Euro je Nutzer und Monat |
| HubSpot Sales Hub, Enterprise | 150 Euro je Lizenz und Monat |
| Salesforce Sales Cloud, Core | 195 Euro je Nutzer und Monat |
Quelle: veröffentlichte Preisseiten der beiden Anbieter, jeweils Listenpreis bei jährlicher Abrechnung, abgerufen am 10.09.2026. Angaben netto. Aktionspreise, Mindestnutzerzahlen und Laufzeiten können abweichen; maßgeblich ist immer die Preisseite des Anbieters am Tag des Vertragsschlusses.
Diese drei Tabellen zusammen ergeben die Spanne aus der Überschrift: ein kleiner Ablauf mit einem Kanal und einem Zielsystem liegt am unteren Ende, ein mehrstufiger Auftragsprozess mit mehreren Zielsystemen am oberen. Wer zwei Angebote vergleicht, sollte immer beide Enden vergleichen, also Einrichtung und laufende Kosten über mindestens drei Jahre.
Unsere Position
Bis hierhin ging es um den Markt. Ab hier geht es um uns, und zwar ausdrücklich getrennt davon. Für Webdesign und Suchmaschinenoptimierung haben wir feste, veröffentlichte Preise. Für Automatisierung haben wir keine veröffentlichte Preisliste. Das ist keine Verhandlungstaktik, sondern eine Folge davon, wie solche Projekte entstehen.
Wir sind eine inhabergeführte Agentur im Rhein-Main-Gebiet mit Betreuung vor Ort, mit festen Preisstrukturen überall dort, wo Pakete sinnvoll sind, und mit einem Hintergrund als freier Sachverständiger für Suchmaschinenoptimierung und Webdesign. Nutzungsrechte und Zugänge gehen an Sie über. Wir sind kein Baukasten und nicht der günstigste Anbieter. Wer ausschließlich die niedrigste Einrichtungspauschale sucht, findet sie anderswo, und das sagen wir auch so.
Erstgespräch, etwa 30 Minuten
Wir klären, welcher Ablauf gemeint ist und ob eine Automatisierung überhaupt der richtige Hebel ist. Manchmal lautet die ehrliche Antwort: eine klare Zuständigkeit statt eines Werkzeugs.
Aufnahme des Ist-Ablaufs
Wir gehen den Weg einmal mit, vom Eingang bis zum Abschluss, und halten fest, welche Kanäle, welche Prüfschritte und welche Zielsysteme tatsächlich beteiligt sind. Nicht welche beteiligt sein sollten.
Ausnahmen sammeln
Wir fragen gezielt nach den Fällen, die anders laufen. Diese Liste bestimmt den Aufwand stärker als alles andere und ist der Grund, warum der Preis vorher nicht feststeht.
Schriftliches Angebot zum Festpreis
Festpreis für den beschriebenen Umfang. Darin steht, was enthalten ist, was ausdrücklich nicht enthalten ist und welche laufenden Kosten bei Dritten anfallen, also Lizenzen und Betrieb.
Erst danach wird gebaut
Änderungen am Umfang werden schriftlich nachgetragen und vorher freigegeben, nicht stillschweigend berechnet.
Wenn Sie wissen wollen, wo Ihr Vorhaben in dieser Spanne liegt, ist das Erstgespräch der kürzeste Weg. Bringen Sie mit, welche Kanäle bei Ihnen eingehen und wohin das Ergebnis am Ende soll.
Aufwandsschätzer
Wählen Sie aus, was bei Ihnen tatsächlich zusammenkommt. Voreingestellt ist die kleinste sinnvolle Variante: ein Kanal, eine Prüfung, ein Zielsystem. Es werden keine Daten übertragen oder gespeichert.
Ihre Größenordnung
Geschätzter Umsetzungsaufwand
5 bis 10 Stunden
Vergleichbare Anbieterspanne
300 bis 800 Euro
Kleines Vorhaben. Entspricht dem Anbieterbeispiel für das automatische Erfassen eines Rechnungseingangs.
Laufende Kosten, die zusätzlich anfallen
Wie diese Schätzung zustande kommt: Die Stundenspannen sind grobe Erfahrungswerte aus unserer Projektarbeit, Stand September 2026. Sie sind keine Erhebung, kein Messwert und kein Angebot. Die Eurobeträge stammen nicht von uns, sondern aus den weiter oben ausgewiesenen Anbieterpreisen vom 28.06.2026; die Auswahl wird lediglich einer der dort veröffentlichten Spannen zugeordnet. Für Automatisierung haben wir keine veröffentlichte Preisliste und nennen hier deshalb bewusst keinen eigenen Preis.
Häufige Fragen
Kurze Antworten, ohne Umweg.
Für Automatisierung haben wir keine veröffentlichte Preisliste, deshalb steht hier keine eigene Zahl. Ein Angebot entsteht bei uns aus dem aufgenommenen Ist-Ablauf: Erstgespräch, Aufnahme der Kanäle, Prüfschritte und Zielsysteme, Sammeln der Ausnahmen, dann ein schriftliches Angebot zum Festpreis für genau diesen Umfang. Zur groben Einordnung können Sie die Anbieterspannen auf dieser Seite heranziehen, die von 300 Euro für eine einfache Einrichtung bis 6.000 Euro und mehr für einen mehrstufigen Auftragsprozess reichen. Für Webdesign und Suchmaschinenoptimierung haben wir dagegen feste, veröffentlichte Preise.
Weil ein Stundensatz ohne Aussage über den Umfang nichts aussagt und Sie die Rechnung dann trotzdem nicht vorher kennen. Wir arbeiten in diesen Projekten mit einem Festpreis für den beschriebenen Umfang. Was nicht im Angebot steht, wird auch nicht stillschweigend berechnet, sondern vorher schriftlich nachgetragen und von Ihnen freigegeben.
Zwei Blöcke. Erstens der Betrieb des Ablaufs selbst, also Überwachung, Aktualisierungen und Fehlerbehandlung; der auf dieser Seite genannte Anbieter beginnt dafür bei 49 Euro im Monat, Stand 28.06.2026. Zweitens die Lizenzen der beteiligten Systeme: Ein CRM-Arbeitsplatz liegt in den hier genannten Beispielen zwischen 20 und 195 Euro je Nutzer und Monat, abgerufen am 10.09.2026. Je nach Aufbau kommen Warenwirtschaft, Versanddienste und Speicherplatz hinzu.
Das lässt sich nicht pauschal beantworten, und wer es pauschal beantwortet, rät. Die ehrliche Rechnung braucht drei Angaben: wie oft der Vorgang im Monat anfällt, wie lange er heute dauert und was passiert, wenn er einmal vergessen wird. Bei niedrigen Stückzahlen liegt der Gewinn meist nicht in der eingesparten Zeit, sondern in der Verlässlichkeit. Wir rechnen das im Erstgespräch mit Ihnen durch, statt Ihnen eine Amortisationszeit zu versprechen.
Weil hinter demselben Wort sehr unterschiedliche Umfänge stecken und weil es für diesen Markt keine unabhängige Preiserhebung gibt. Alle kursierenden Zahlen stammen von Anbietern über die eigenen Projekte. Wir haben deshalb auf dieser Seite ausgewiesen, von welchem Anbieter unsere Marktzahlen stammen und wann sie veröffentlicht wurden. Ein Durchschnitt für Deutschland lässt sich daraus nicht bilden.
Für die meisten Abläufe nicht. Regeln, Schnittstellen und klare Zuständigkeiten erledigen den größten Teil. Interessant wird KI dort, wo unstrukturierter Text oder Belege ausgelesen werden müssen, also etwa bei E-Mails in Fließtext oder bei PDF-Anhängen. Dass der Anlass aus dem Betrieb kommt und nicht aus der Technik, zeigt der KI-Index Mittelstand 2026 von Salesforce und dem Deutschen Mittelstands-Bund: 54,4 Prozent der rund 700 befragten Mittelständler nennen die Effizienzsteigerung interner Prozesse als Hauptmotiv, nach 22,2 Prozent im Jahr 2024.
Über den Autor
Kevin Schäfer schreibt Angebote seit über zehn Jahren selbst und liest fremde Angebote für Kunden gegen. Bei Automatisierungsvorhaben fällt ihm dabei immer dieselbe Lücke auf: Die Einrichtung steht drin, die laufenden Kosten fehlen, und die Ausnahmen, die den Aufwand tatsächlich treiben, tauchen erst in der Umsetzung auf. Deshalb trennt er in Gesprächen konsequent zwischen dem, was der Markt aufruft, und dem, was ein konkreter Betrieb wirklich braucht.
Schäfer Online-Marketing · Beratungsbüro Darmstädter Straße 11 · 65474 Bischofsheim · Telefon 06146 90 96 072
Nächster Schritt
Zwei Angaben genügen für den Anfang: über welche Kanäle die Vorgänge bei Ihnen eintreffen und wohin das Ergebnis am Ende soll. Daraus wird im Erstgespräch eine belastbare Größenordnung und danach ein schriftliches Angebot zum Festpreis. Ohne Verkaufsgespräch und ohne Verpflichtung.
Lieber direkt sprechen? Telefon 06146 90 96 072 oder anfrage@schaefer-online-marketing.de
Anmerkung zur Quellenlage: Für Automatisierungsprojekte im deutschen Mittelstand gibt es nach unserer Recherche vom 10.09.2026 keine unabhängige, repräsentative Preiserhebung. Die Marktzahlen auf dieser Seite sind deshalb ausdrücklich Listenpreise einzelner Anbieter und kein Durchschnitt. Die Stundenspannen im Aufwandsschätzer sind grobe Erfahrungswerte aus unserer Projektarbeit, Stand September 2026, und ausdrücklich keine Erhebung. Eigene Preise nennen wir für Automatisierung nicht, weil wir dafür keine veröffentlichte Preisliste führen.
© 2026 Schäfer Online-Marketing, Kevin Schäfer. USt-IdNr. DE330104626
